PENGALAMAN : AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) ISO 21001_2018 EOMS

 Assalamualaikum dan salam sejahtera, 

Di akhir sesi persekolahan 2022 ini, rata-rata berlegar di ruangan media sosial berkaitan sambutan majlis apresiasi, jamuan kelas, anugerah itu,anugerah ini dan sebagainya. Meriah sungguh mata memandang, namun, yakinlah kalian bahawa disebalik meriahnya mata memandang, pastinya sejuta keringat dikerah dan semaksima mungkin tenaga kerja digembleng dalam memastikan kelancaran dan ke'gah'an sesebuah majlis. Tahniah dan syabas diucapkan kepada semua rakan-rakan guru yang berusaha sebaik mungkin dalam melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan, penat yang dilalui pasti akan terasa manisnya setelah kejayaan dalam pelaksanaannya.

Fail-fail yang telah siap dikemaskini untuk di audit

Lain pula kisahnya bagi diri saya kali ini, sebelum ini tugasan saya di akhir-akhir sesi akademik sebegini pasti tidak lekang dengan aplikasi pembinaan video dan gajet-gajet yang digalas ke hulu dan ke hilir. Berbeza pula pengalaman kali ini, pelaksanaan audit dalaman Sistem Pengurusan Kualiti(SPK) ISO 21001 : 2018 EOMS merupakan  pengalaman pertama saya setelah bergelar pegawai pengurusan ini.

Bagi Unit Pembangunan Latihan, Kod LAM-PT-11 merupakan panduan utama dalam SPK ini. Antara fail-fail yang perlu wujud mengikut panduan LAM-PT-11 ini ialah :

1. LAM-PT-11-01 - Instrumen Kajian Keperluan Latihan 
2. LAM-PT-11-02 - fail ini memuatkan perancangan tahunan Pembangunan Profesional Beterusan (PPB)
3. LAM-PT-11-03 - fail ini diisi dengan borang penilaian PPB(yang melebihi 6 jam)
4. LAM-PT-11-04 - Format laporan PPB IPGM/IPGK yang lebih 6 jam
5. LAM-PT-11-05 - Borang laporan PPB yang diikuti oleh kakitangan anjuran agensi luar.
6. LAM-PT-11-06 - fail terakhir yang memuatkan Borang Penilaian Keberkesanan PPB yang diikuti oleh kakitangan ajuran agensi luar. 

Majis pembukaan audit dalaman IPG Kampus Dato' Razali Ismail

Pelaksanaan audit dalaman ini telah berlangsung selama 3 hari bermula 6-8 Februari 2023. Perasaan saya agak berdebar dan terasa seram memandangkan ini adalah kali pertama saya akan melalui proses pengauditan ini. Saya agak bertuah kerana mendapat seorang ketua yang sememangnya mahir dalam persiapan untuk unit kami di audit dan selok belok berkaitan pengurusan unit. Banyak ilmu yang saya pelajari daripada Ketua Unit.

Walaupun audit ini hanyalah di peringkat dalaman, namun saya melihat perkara ini sesuatu yang perlu diambil berat dan diteliti sebaiknya agar setiap kerja buat yang dilakukan mengikut kualiti dan piawaian yang betul. 

Unit kami telah diaudit oleh seorang Pensyarah yang merupakan antara anggota auditor dalaman IPGKDRI. Hadirnya dengan bersahaja namun amat teliti dalam proses menyemak dan memastikan unit kami telah mengikut dan menjalankan tugas dengan mengikut SPK EOMS dengan betul dan baik.

Setelah hampir 1 jam memberikan laporan dan membuat semakan fail, Alhamdulillah semuanya dipermudahkan Allah dan tiada sebarang kemusykilan dan keraguan serta ketidak akuran yang dikesan pada unit kami. Proses ini sebenarnya satu proses perkongsian dan saling membantu dalam memastikan setiap jabatan dan unit faham akan Prosedur Operasi Standard yang sebenar.

Antara pengalaman yang boleh dikongsikan sepanjang pelaksanaan audit ini ialah :

1- Jangan cepat gelabah/gugup, kekalkan tenang dan banyakkan selawat.

2- Kita perlu menyelami dan memahami dengan mendalam akan bidang tugas dan tanggungjawab serta prosedur-prosedur yang berkaitan agar tidak tersilap langkah.

3- Jika kita telah laksanakan tanggungjawab dengan betul, sudah tentu tidak akan timbul masalah apabila diaudit oleh sesiapapun. 

Sekian dahulu untuk perkongsian kali ini, semoga sedikit coretan pengalaman ini memberi sedikit manfaat dan pedoman buat rakan-rakan yang lain.

Biasakan yang betul

Betulkan yang biasa

Steady bossku..haha...mesti jelaskan selagi berada di landasan yang betul..hehe

Tenang......ribut jiwa...huhu